Azmi ANRI

    FOLLOW  

Kearsipan Bank Syariah Indonesia

Bisnis | Monday, 24 May 2021, 10:53 WIB

Oleh : Azmi

Dunia ini adalah sebuah tempat yang berbahaya untuk dihuni, bukan karena orang-orangnya jahat, tapi karena orang-orangnya tidak peduli (Albert Einstein).

Jika pernyataaan Albert Einstein di atas diletakkan dalam konteks kearsipan, kemudian mengganti kata dunia dengan bank dan kata dihuni dengan menyimpan arsip, maka pernyataannya menjadi Bank ini adalah sebuah tempat yang berbahaya untuk menyimpan arsip, bukan karena orang-orangnya jahat, tapi karena orang-orangnya tidak peduli

Umumnya perbankan di Indonesia tidak terbiasa menghitung kerugian bank akibat lemahnya tata kelola kearsipan. Hal ini tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan terhadap arsip yang masih terbatas oleh penyelenggara perbankan.

Bank Syariah Indonesia (BSI) sebagai bank hasil merger tiga bank syariah di Indonesia (BNI Syariah, BRI Syariah, dan Mandiri Syariah) mestinya tampil menjadi bank terdepan yang mampu mengelola arsip negara dengan benar. Arsip negara adalah arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara (Psl 33/UU No. 43/2009 ttg Kearsipan)

Mimpi Buruk

BSI dengan moto Bersatu dan Bertaawun untuk Indonesia merupakan salah satu pilar negara dan kebanggaan umat Islam Indonesia. Menurunnya prestasi bisnis BSI akan berdampak terhadap pembangunan Indonesia. Penurunan prestasi bisnis BSI tidak lepas dari persoalan tata kelola kearsipan.

Bisnis BSI akan terganggu apabila tata kelola kearsipannya lemah, karena arsip merupakan memori BSI dari masa ke masa yang merekam berbagai kebijakan, tindakan, dan transaksi. Lemahnya tata kelola kearsipan BSI sama halnya dengan mimpi buruk. Pasalnya, ketika pimpinan BSI membutuhkan arsip tapi arsipnya tidak ditemukan atau hilang. Belum lagi, jika ada masalah klaim nasabah atau pun sengketa dengan pihak lain yang memerlukan dukungan arsip.

Nilai-nilai universal bisnis sektor perbankan adalah menjujung tinggi prinsip kehati-hatian (prudential) agar bank terhindar dari kerugian. Oleh karena itu. BSI harus terbiasa menghitung risiko sekecil apa pun yang dapat merugikan perusahaan, temasuk kerugian yang disebabkan oleh arsip karena arsip merupakan aset vital BSI. Jika arsip BSI hilang maka aset BSI melayang dan kerugian pasti datang.

Penguatan Tata Kelola Kearsipan

Dalam menjalankan bisnisnya, BSI menghasilkan dua jenis arsip perusahaan. Pertama, arsip keuangan (finance records), yakni bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha BSI seperti catatan transaksi keuangan, bukti pembukuan, dan data pendukung admininistrasi keuangan. Kedua, arsip nonkeuangan (nonfinance records), yakni arsip yang tidak terkait lanngsung dengan arsip keuangan seperti data dan setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi BSI.

BSI harus mengelola kedua jenis arsip tersebut secara sistematis, utuh, dan menyeluruh (baik terhadap arsip BSI sebelum merger maupun pascamerger). Sistematis adalah sistem pengelolaan arsip BSI harus tersistematisasi melalui desain dan sistem kerja kearsipan manual dan digital yang berlandaskan pada norma, standar, pedoman dan prosedur serta inline dengan kebijakan kearsipan nasional.

Utuh adalah sistem pengelolaan arsip BSI dilakukan dengan tindakan kontrol, pengamanan akses, dan pengubahan arsip oleh pihak yang tidak berhak. Menyeluruh adalah sistem pengelolaan arsip harus dilakukan sebagai hasil dari berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan BSI pada setiap level manajemen.

Tata kelola kearsipan berbanding lurus dengan kemajuan BSI. Jika tata kelola kearsipan BSI bagus, maka arsip akan menjelma menjadi informasi yang andal. BSI memiliki deposit informasi untuk penguatan sistem administrasi dan manajemen yang pada gilirannya berkontribusi memajukan BSI. Ingat! Siapa yang menguasai informasi akan menguasai dunia, karena informasi merupakan kekuatan (information is power).

Arsip BSI merupakan repositori memori dan emas baru BSI yang dapat dijadikan modal berharga untuk memajukan BSI. Oleh karena itu, arsip BSI harus dijamin ketersediaannya pada setiap level manajemen. Jika tidak, maka akan terjadi kemiskinan informasi (information poverty) pada institusi BSI.

Transformasi Digital

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) di era Revolusi Industri 4.0, Post Truth, dan Pandemi Covid-19 merupakan tantangan sekaligus peluang yang harus disikapi dengan bijak oleh BSI dalam menjalankan roda bisnisnya.

Semua aktivitas kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara sudah serba digital, sehingga sistem kerja BSI termasuk tata kelola kearsipannya harus bertransformasi ke sistem digital. Penerapan teknologi digital secara tepat sasaran akan mengakselerasi kemajuan bisnis BSI

Dunia digital identik dengan generasi melenial. Karena itu ekosistem digital harus diwujudkan dan literasi digital terus ditingkatkan agar BSI melek digital. Dengan demikian lompatan kemajuan teknologi digital dapat dimanfaatkan secara tepat sasaran dan cakap, Maraknya hoax, penipuan, dan kejahatan perbankan lainya yang merusak citra BSI harus ditangkal dengan arsip BSI yang autentik dan terpecaya.

Epilog

Public trust, tidak cukup dibangun dengan gencarnya berbagai promosi BSI kepada publik tetapi juga melalui kearsipan. Meletakan arsip sebagai aset vital dan dikelola secara profesional berbasis teknologi digital akan menghantar BSI menjadi good corporate bank yang berdaya saing tinggi.

Dengan demikian, BSI akan dicintai oleh pelanggan dari lintas profesi dan lintas generasi (terutama generasi melenial) karena BSI kaya informasi, responsif, akuntabel, transparan, pelayan prima, dan bersih dari korupsi. Good corporate is good records keeping.

Majulah BSI-ku, Majulah Negeriku, Jayalah Bangsaku!

REFERENSI

Buku, Makalah, dan Standar

Basuki, Sulistyo, (2003), Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Ellis, Judith, (1993), Keeping Archives, Port Melbourne: Thorpe and Australian Society of Archivists.

International Organisation for Standardization. (2003). Information and Documentation Document Storage Requirements for Archive and Library Materials. ISO 11799, 1st ed, Geneva: International Organisation for Standardization.

National Archives of Australia. (2002). An Approach to the Preservation of Digital Records.

Walne, Peter (ed), (1988), Dictionarry of Archival Terminologi, German, Italian, Russian and Spanish, Muenchen-New York-London-Paris; English and French with Equivatent in Dutch.

Peraturan

UU Nomor 8 Tahun 1987 tentang Dokumen Perusahaan.

UU Nomor 23 Tahun 1999 tentang Bank Indonesia

UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

UU Nomor 21 Tahun 2008 tentang Perbankan Syariah.

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.

Keputusan Menpan dan RB Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis